Évaluation des systèmes d'affaires et pistes de vérification à garder sur les opérations commerciales
Évaluation des systèmes d'affaires
L'Agence du revenu du Canada (ARC) peut décider d'évaluer votre système d'affaires pour :
- s'assurer qu'il respecte les exigences de l'ARC concernant la tenue des registres;
- avoir une vue d'ensemble du système, y compris les options de configuration et les détails sur la circulation des renseignements dans le système et ses sous‑systèmes;
- évaluer le contenu des fichiers électroniques et leur conservation;
- évaluer la fiabilité des contrôles internes;
- déterminer quels fichiers électroniques seront requis lors de prochaines vérifications.
Vous êtes tenu de fournir une aide raisonnable à l'ARC et de lui donner sur demande des renseignements sur votre système d'affaires. Pour en savoir plus sur les systèmes d'affaires, consultez la circulaire d'information IC05-1, Tenue de registres électroniques.
Pistes de vérification à garder sur les opérations commerciales
Par « piste de vérification », on entend tout renseignement nécessaire pour recréer la suite des événements liés à une opération commerciale. Les registres électroniques doivent permettre de suivre la piste de vérification depuis les pièces justificatives sur support papier ou électronique jusqu'aux sommaires des comptes financiers.
La piste peut aussi faire des liens avec d'autres processus et événements qui pourraient avoir leur propre piste de vérification, comme les systèmes frontaux (par exemple, le commerce électronique et le point de vente), les reçus, les paiements, les inventaires, les logiciels de préparation de déclarations de revenus et de déclarations de la TPS/TVH et les systèmes de courriels.
Dans le cas d'opérations commerciales en ligne, certains registres peuvent représenter une partie importante de la piste de vérification. Ces registres comprennent les carnets Web, les courriels échangés lors des opérations, les factures, les confirmations et les mesures de sécurité, comme les signatures numériques. Lorsque des opérations sont visées par une entente commerciale d'échange de données informatisées, vous devez conserver tous les registres électroniques, y compris les accusés de réception.