Tenue des registres
Les renseignements contenus dans cette brochure s'appliquent à la tenue des registres relativement à l'impôt sur le revenu, à la TPS/TVH, aux retenues sur la paie, aux fiducies, aux organismes de bienfaisance enregistrés, aux associations canadiennes enregistrées de sport amateur, aux municipalités, aux hôpitaux, aux écoles, aux collèges, aux universités et aux organismes sans but lucratif.
Qu'est-ce qu'un registre?
Un registre peut contenir des renseignements financiers tels que des grands livres, des journaux, des états financiers, des déclarations, de la correspondance, des organigrammes et des tableaux.
Il est important de garder les registres créés dans les systèmes commerciaux informatisés tels que les systèmes de comptabilité, les systèmes de point de vente, les systèmes par Internet, les systèmes d'achat et de réapprovisionnement électronique, et le logiciel pour établissement d'une déclaration de revenus, ainsi que vos documents sur papier habituels.
Vos registres doivent contenir assez de détails pour que l'ARC détermine vos obligations et droits fiscaux. Vous aurez besoin de garder des documents originaux pour appuyer vos registres.
Combien de temps devez-vous conserver vos registres?
Vous devez conserver vos registres pendant une période de six ans, à partir de la date de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent, à moins d'avoir obtenu la permission de l'ARC de les détruire plus rapidement.
Pour de plus amples renseignements concernant la sauvegarde de registres de sociétés dissoutes, de contribuables décédés, de fiducies, d'organismes de bienfaisance enregistrés, et d'organisations de sport amateur, veuillez consulter la section «Références» ci-dessous.
Où devez-vous conserver vos registres?
Vous devez conserver vos registres à votre lieu d'affaires ou à votre résidence au Canada, à moins d'avoir obtenu la permission de l'ARC de les garder dans un autre endroit.
Qu'arrive-t-il si vous utilisez une tierce partie pour s'occuper de la tenue de vos registres?
Vous avez la responsabilité de vous assurer que vos registres pertinents sont gardés même si un aide comptable, un comptable, un gestionnaire de transactions sur Internet ou un fournisseur de services par application garde vos registres d'entreprise pour vous.
Mettre les registres à la disposition de l'ARC
Vos registres doivent être mis à la disposition de l'ARC, sur demande, y compris les registres sur les systèmes de comptabilité et les registres gardés par une tierce partie.
L'ARC a le pouvoir d'inspecter, de vérifier et d'examiner les sytèmes de tenue de registres, de même que les registres de tierce partie, afin de confirmer qu'ils répondent à nos exigences en matière de tenue de registres.
On pourrait demander aux propriétaires d'entreprises, aux employés et aux tierces parties représentantes de fournir à l'ARC les renseignements liés aux activités commerciales et registres. Les fonctionnaires de l'ARC sont autorisés à faire des copies ou de demander des copies de tout registre y compris les registres électroniques.
Références
Vous trouverez des renseignements supplémentaires dans les publications suivantes, disponibles à arc.gc.ca/formulaires
Guides
- RC4409 Conservation de registres
Séries de mémorandums sur la TPS/TVH
- 15-1 Exigences générales relatives aux livres et registres
- 15-2 Registres informatisés
Circulaires d'information
- IC05-1 Tenue de registres électroniques
- IC78-10 Conservation et destruction des registres comptables
- IC77-9 Livres, registres et autres exigences auxquelles doivent satisfaire les contribuables ayant des corporations étrangères affiliées
Pour de plus amples renseignements, consultez arc.gc.ca ou appelez au 1-800-959-5525 .