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Collections sans fronti�res�: P�renniser les contenus num�riques dans les �tablissements culturels
Sarah Pickle et Nancy L. Maron, Ithaka S+R
Outil de bilan de sant� � l'intention des cr�ateurs de contenus num�riques dans les �tablissements du patrimoine culturel
Outil destin� aux�:
Chefs de projets de num�risation souhaitant examiner les besoins associ�s � leurs projets.
Administrateurs de biblioth�ques, de mus�es et d'universit�s souhaitant �valuer un projet de num�risation duquel ils sont responsables.
Bien que les activit�s relatives � de tels projets soient en g�n�ral bien connues, celles qui se rapportent � leur gestion � long terme peuvent �tre moins �videntes et ne font pas toujours l'objet de discussions une fois le projet mis en �uvre.
L'outil de bilan de sant� permet donc de r�fl�chir aux types d'activit�s et de ressources (argent, personnel, etc.) qui sont consacr�es r�guli�rement � un projet de num�risation. Il permet de plus de jeter un nouveau regard sur un projet afin de voir s'il a, aupr�s du public cibl�, les effets souhait�s, ainsi que d'envisager de nouvelles fa�ons d'am�liorer la valeur de son contenu pour les utilisateurs.
Description du projet
Nom du projet : _________________________________________________________
Quand le projet a-t-il �t� cr��, et, le cas �ch�ant, quand les internautes y ont-ils eu acc�s pour la premi�re fois? __________________________________________________________
Ce projet vise ... (choisir une des cat�gories suivantes)
Pour r�pondre � cette question, pensez � la situation id�ale pour votre ressource, une fois que le public y a acc�s. S'il n'y avait pas de probl�mes de financement ou de capacit�s, quel mod�le permettrait alors d'avoir la plus grande port�e?
... strictement le travail de gestion. Seules certaines activit�s de base sont n�cessaires pour veiller � ce que les formats soient � jour et utilisables. Que ces activit�s soient entreprises par les responsables du projet lui-m�me, de la plateforme ou de l'�tablissement qui l'h�berge, le travail de conservation devient alors n�cessaire. Il se peut cependant que les activit�s courantes se rapportant � l'ajout de contenus, � l'am�lioration de l'acc�s ou � la mise � niveau des infrastructures technologiques soient inutiles, car il se peut que la plateforme d'h�bergement prenne en charge ces activit�s.
... une ��croissance�� dans le temps. Ce type de projet n�cessite une gestion particuli�re et r�guli�re de m�me qu'une compr�hension des utilisateurs; il montre des signes d'adoption par les utilisateurs, ce que vous voulez encourager. Le projet est ou peut devenir une ressource tr�s pr�cieuse largement utilis�e.
D�crivez les effets que votre projet devrait avoir.Le terme ��effet�� se rapporte ici � l'objectif ultime de la ressource. Les effets r�els d'une ressource peuvent �voluer au fil du temps. Par exemple, une ressource qui vise d'abord la recherche peut se transformer en un outil d'enseignement. Pensez � l'objectif que vous souhaitez atteindre. Tenez compte du public que vous cherchez � influencer et de la fa�on dont vous souhaitez le faire.
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Qui g�re actuellement la collection?Il peut y avoir ou non une personne responsable de la r�ussite de la ressource, et la personne qui en a la charge peut ne pas �tre celle qui l'a cr��e.
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Quel d�partement g�re la collection? Il peut s'agir d'une �quipe informatique, d'une �quipe charg�e des collections ou d'un d�partement universitaire. Il se peut �galement que d'autres d�partements jouent un r�le dans ce travail.
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La gestion du projet fait-elle appel � des partenaires externes? Si c'est le cas, quelle est la nature du partenariat? (Par exemple, le contenu est-il h�berg� � l'ext�rieur? H�bergez-vous le contenu alors que l'acc�s � l'�quipement se fait dans le cadre d'un partenariat?) Pensez aux collaborations possibles avec des organisations ext�rieures relativement aux contenus, au soutien technique, au marketing, etc.
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Si des partenaires ou des bailleurs de fonds externes ont apport� leur soutien au projet, quelles ententes r�gissent ce type de relation? Quand les conditions de ces ententes seront-elles revues? Envisagez des ententes � la fois implicites et explicites pouvant inclure des exigences financi�res, des plans de conservation, etc.
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Si vous n'�tes pas s�r des r�ponses � apporter � ces questions, qui selon vous peut vous aider?
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Soutien continu
M�me si votre projet de num�risation ne correspond pas � un poste budg�taire, il est quand m�me susceptible d'y avoir des activit�s et des co�ts associ�s � sa gestion et � son am�lioration, afin qu'il puisse �voluer normalement et �tre utile pour les utilisateurs. Les questions qui suivent vous aideront � r�fl�chir � ces activit�s et aux ressources qui leur sont n�cessaires.
Quelles sont les activit�s li�es � la gestion ou � l'am�lioration continues du projet? Si davantage d'argent ou d'autres ressources pouvaient �tre allou�s, quelles activit�s permettraient le mieux d'accro�tre les effets de votre projet? Pensez aux r�les r�els ou possibles de ces activit�s dans le projet.
Activit�s courantes
actuellesActivit�s courantes
l'ann�e prochaineGestion du projetMarketing et diffusionS�lection du contenuServices juridiquesProduction de contenus (p. ex. num�risation, cr�ation de m�tadonn�es)Services financiers et comptablesTechnologies de l'information et soutien (p. ex. espace serveur, soutien technique, mises � niveau, etc.)Co�ts indirects (p. ex. bureaux, fournitures)Conservation num�riqueAutres (veuillez pr�ciser)
Quels sont les co�ts actuels associ�s � la gestion continue du projet?
Soutien informatique _______________________________________________
Soutien applications/fournisseurs _____________________________________
Logiciel __________________________________________________________
Bureaux _______________________________________________________
�quipement ______________________________________________________
D�placements et h�bergement des partenaires _________________________
Autres __________________________________________________________
Quel est l'effectif total, en �quivalents temps plein (ETP), participant � la gestion ou au d�veloppement du projet?
Tenez compte de l'ensemble du personnel associ� au projet en ETP, qu'il soit r�mun�r� ou non avec le budget allou� � la ressource.
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Comment les co�ts relatifs au projet sont-ils actuellement financ�s? (Indiquez les sources et les montants pour chaque cat�gorie.) Vous attendez-vous � des changements dans la prochaine ann�e? Si c'est le cas, quels sont-ils?
Subventions _______________________________________________________
Contributions des organisations partenaires _____________________________
Budget de base de votre �tablissement (financement direct) ________________
Aide en nature (veuillez pr�ciser) __________________________________________________________________
Autres sources de financement (veuillez pr�ciser) __________________________________________________________________
Revenus (p. ex. tir�s des activit�s de parrainage, de la publicit�, des abonnements, etc.) __________________________________________________________________
Dons ou philanthropie __________________________________________________________________
Quand le contenu de la ressource a-t-il �t� mis � jour pour la derni�re fois? Il s'agit ici d'ajouter, de supprimer ou de modifier des contenus ou du mat�riel li�s directement � la ressource (p. ex. m�tadonn�es).
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Quand l'interface utilisateur de la ressource a-t-elle �t� mise � niveau pour la derni�re fois? Pensez aux modifications visuelles, structurelles ou organisationnelles susceptibles de changer la mani�re dont les utilisateurs voient ou interagissent avec la ressource.
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Si vous n'�tes pas s�r des r�ponses � apporter � ces questions, qui selon vous peut vous aider?
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Liste de contr�le pour les normes de pr�servation
Les questions de pr�servation constituent souvent la premi�re pr�occupation des gestionnaires qui cherchent � p�renniser leurs ressources. La liste suivante pr�sente un certain nombre d'�tapes pr�cises bas�es sur de bonnes pratiques en mati�re de pr�servation. Il ne s'agit en aucun cas d'une liste exhaustive des mesures n�cessaires � une strat�gie globale de pr�servation, mais plut�t d'une introduction aux activit�s de pr�servation possibles de votre ressource.
Quelles sont, parmi les activit�s suivantes, celles que vous menez ou pr�voyez d'effectuer de mani�re r�guli�re?
Produire et g�rer des m�tadonn�es de pr�servation, descriptives, structurelles et �v�nementielles.
Sauvegarder toutes les versions ma�tresses et d�riv�es des objets et des m�tadonn�es.
Identifier les personnes responsables de la gestion du contenu intellectuel et celles responsables de la gestion de l'int�grit� technique de la collection.
D�terminer les formats de pr�servation qui sont pris en charge de m�me que les fichiers de la plateforme qui sont ou non pris en charge.
V�rifier r�guli�rement s'il y a des fichiers corrompus (p. ex. en utilisant un total de contr�le).
S'assurer de conna�tre la terminologie ou les pratiques de l'organisation.
Autres : ____________________________________________________________
Si vous n'�tes pas s�r des r�ponses � apporter � ces questions, qui selon vous peut vous aider?
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Public, utilisation et impact
Quelles sont vos attentes quant aux types et au nombre de personnes qui utiliseront la ressource num�rique, et comment allez-vous les atteindre? Comprendre qui sont les utilisateurs, de m�me que leurs souhaits et leurs besoins, vous aidera � �valuer la mani�re dont les fonds et les autres ressources seront allou�s au projet. Cela vous aidera � prendre des d�cisions �clair�es et, si n�cessaire, � apporter les changements susceptibles de vous aider � �valuer et � produire les effets que vous ciblez. Les questions suivantes vous aideront � tenir compte du public cibl� de m�me qu'� �valuer les tactiques que vous utilisez actuellement pour les int�resser.
Quels publics ciblez-vous pour ce projet?
M�me si vous aspirez � atteindre tous les publics, pensez seulement aux groupes les plus susceptibles d'�tre int�ress�s ou les plus int�ress�s. Les publics �ventuels peuvent �tre des chercheurs de certaines disciplines, des �tudiants ou des amateurs. Soyez aussi pr�cis que possible.
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Quels param�tres utilisez-vous pour mesurer et �valuer les effets du projet? Comment ces param�tres et ces mesures ont-ils chang� depuis l'ann�e derni�re? Reportez-vous au tableau de la page suivante. Utilisez les chiffres les plus r�cents et r�partissez-les selon les diff�rents publics, si cela est possible.
Tenez compte seulement des param�tres que vous utilisez pour mesurer et �valuer l'impact du projet. Si certains facteurs exceptionnels ont eu des cons�quences sur ces param�tres, vous voudrez peut-�tre en tenir compte lorsque vous r�fl�chirez aux changements en question.
Param�tres actuelsChangements depuis
l'ann�e derni�reObjectif pour
l'ann�e prochaineNombre d'acc�s au contenu
(p. ex. pages consult�es, t�l�chargements)Public total atteint
(p. ex. nombre de visiteurs uniques)Utilisation p�dagogique
(p. ex. nombre d'�l�ves atteints)Fid�lit� des utilisateurs (p. ex. deuxi�me visite, fr�quence des visites)Niveau d'int�r�t des utilisateurs
(p. ex. dur�e de la visite, visites r�currentes)RenvoisUtilisation pour la recherche (p. ex. citations ou r�f�rences dans des travaux publi�s)Prix/R�compensesCouverture m�diatiqueCitations/Utilisation dans des contextes importantsAutres (veuillez pr�ciser)
S'il n'existe pas de param�tres d'�valuation pour ce projet, que voudriez-vous savoir sur son utilisation?
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Si vous n'�tes pas s�r des r�ponses � apporter � ces questions, qui selon vous peut vous aider?
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�valuer les risques
Compte tenu de vos r�ponses aux questions pr�c�dentes, quelle est, parmi les affirmations suivantes, celle qui caract�rise le mieux le niveau actuel d'investissement et de soutien correspondant au projet?
5 � suffisant pour ex�cuter toutes les activit�s n�cessaires � l'accroissement de la valeur de la ressource et cr�er plus d'impact
4 � suffisant pour effectuer la plupart des activit�s n�cessaires � un plus grand impact
3 � suffisant pour effectuer certaines des activit�s n�cessaires � un plus grand impact
2 � suffisant pour effectuer seulement les activit�s de gestion, de pr�servation, etc., les plus importantes pour conserver la valeur du projet
1 � insuffisant pour effectuer les activit�s de gestion, de conservation, etc., n�cessaires � la pr�servation de la valeur du projet
Compte tenu de l'�tat actuel de votre projet ainsi que de ses besoins en mati�re de durabilit� et d'impact, �valuez votre r�ussite pour chacune des cat�gories suivantes � l'aide d'une �chelle de 1 � 10. Dans les colonnes ci-dessous, veuillez indiquer les objectifs pour l'ann�e prochaine ainsi que les mesures n�cessaires � leur r�alisation.
Activit�s en mati�re de durabilit�: tableau de bord
Pertinence du contenu
Interface utilisateur
Infrastructure technologique
PublicAutre(s) mesure(s) d'impact
Pr�servation
Stabilit� financi�reNoteObjectif pour l'ann�e prochaineActions n�cessaires
Prochaines �tapes et calendrier
Avec qui devrez-vous travailler pour prendre ces mesures?
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Quand proc�derez-vous � une nouvelle �valuation des progr�s?
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Pour obtenir des conseils suppl�mentaires sur certains des sujets abord�s plus haut, vous pouvez consulter les sites suivants�:
En ce qui concerne les activit�s et les bonnes pratiques en mati�re de pr�servation, consultez les documents publi�s par la HYPERLINK "http://www.dpconline.org/advice/preservationhandbook" Digital Preservation Coalition, organisation � but non lucratif
Pour les recherches li�es aux types de public, consultez l'ouvrage intitul� HYPERLINK "http://sca.jiscinvolve.org/wp/portfolio-items/the-guide-to-researching-audiences" Guide to Research Audiences, financ� par la Strategic Content Alliance, lequel offre un aper�u complet des principes de base en la mati�re
Pour la mesure des impacts, consultez l'outil du Oxford Internet Institute HYPERLINK "http://microsites.oii.ox.ac.uk/tidsr/welcome" , Toolkit for the Impact of Digitised Scholarly Resources (2009), lequel offre un HYPERLINK "http://microsites.oii.ox.ac.uk/tidsr/welcome" cadre et un ensemble de bonnes pratiques pour mesurer les niveaux d'utilisation et l'impact des ressources num�riques universitaires , ainsi que le travail de Simon Tanner, intitul� HYPERLINK "http://www.kdcs.kcl.ac.uk/innovation/impact.html" Balanced Value Impact Model (2012)
Le pr�sent document est bas� sur l'article intitul� ��Health Check Tool��, qui a �t� cr�� et publi� dans le cadre du rapport ��Sustaining Our Digital Future: Institutional Strategies for Digital Content�� (janvier 2013), avec un financement de la Strategic Content Alliance men�e par Jisc, au Royaume-Uni. Voir le site
HYPERLINK "http://www.sr.ithaka.org/research-publications/sustaining-our-digital-future" \h http://www.sr.ithaka.org/research-publications/sustaining-our-digital-future.
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